תקנון הביקורת
הוועדה לענייני ביקורת
1.
הוועד הפועל, בתוקף סמכותו לפי הסעיפים 29 ו-72 לתקנון הכללי, ממנה בזה ועדה לענייני ביקורת (להלן - הוועדה) ואת מבקר האוניברסיטה. סמכויותיהם, תפקידיהם ומעמדם יהיו כדלקמן:
2.
אלה תפקידי הוועדה:
א. להמליץ בפני הוועד הפועל על מינוי מבקר לאוניברסיטה.
ב. להבטיח סדרי ביקורת נאותים באוניברסיטה במטרה לוודא קיום מינהל תקין, יעילות וחסכון ושמירה על טוהר המידות.
ג. לעמוד על ליקויים בניהול, במינהל ובשמירת נכסים ולהציע לוועד הפועל, לוועד המנהל ולנשיא דרכים לסילוקם.
ד. לדון עם המבקר בענייני הביקורת באוניברסיטה, לאשר את תוכניות הביקורת ולדון בדוחות שהכין.
ה. לדווח לוועד הפועל ולוועד המנהל על סיכום דיוניה בדוחות המבקר ובהערות הנשיא ולהמליץ בפניהם על פעולות המתחייבות מכך.
ו. לנקוט בצעדים הדרושים על מנת להבטיח את מעמדם ואת אי תלותם של המבקר ושל הביקורת, ולהפעיל את הסמכויות המפורטות להלן.
3.
בוועדה לענייני ביקורת יהיו לא פחות מחמישה ולא יותר משבעה חברים אשר ייבחרו על ידי הוועד הפועל מבין חבריו או מבין חברי חבר הנאמנים. הוועד הפועל יבחר ביו"ר הוועדה. חברי הוועדה ייבחרו לתקופה של שלוש שנים ויכול שייבחרו מחדש מפעם לפעם, אולם לא יותר משלוש פעמים רצופות.
4.
לא יהיו חברים בוועדה לענייני ביקורת בני אדם אשר יש להם, או לבני משפחתם מדרגה ראשונה, קשרי עסק עם האוניברסיטה או שאחד מבני משפחתם מדרגה ראשונה הינו עובד קבוע במינהל של האוניברסיטה או חבר הסגל האקדמי בדרגת מרצה בכיר או בדרגה גבוהה יותר.
קשר בין הוועדה לענייני ביקורת והמבקר
5.
א. הוועדה תאשר את תוכנית העבודה השנתית או התקופתית שהמבקר יגיש לה כאמור בסעיף 32 להלן, והיא מוסמכת לאשר אותה אם כולה ואם בשינויים שייראו לה.
הוועדה תוודא, כי בתוכנית העבודה תיכלל מעת לעת, בדיקה הנוגעת לקרנות האוניברסיטה, ובין היתר ביקורת באשר ליצירת קרנות, לשימוש בהן ובפירותיהן, לרישומן בספרים ולדיווח עליהן. לצורך קביעת תכנית העבודה, מבקר האוניברסיטה רשאי לקחת בחשבון דוחות ביקורת הנערכים על ידי מבקר הפנים של חברת הנכסים.
ב. יו"ר חבר הנאמנים, יו"ר הוועד הפועל, יו"ר הוועד המנהל והנשיא רשאים להציע לוועדה בכל עת לבדוק נושאים שלא נכללו בתוכנית העבודה, והוועדה תדון ותחליט בעניין.
ג. החליט המבקר להוסיף לתוכנית העבודה נושאי ביקורת, יודיע על כך לוועדה.
6.
הוועדה תדון בפרקי הביקורת שהוגשו לה ובהערות הנשיא עליהם, אם היו הערות כאלה, ותגבש את סיכומיה ואת המלצותיה. פרק שהוגש כאמור יהווה חלק מן הדו"ח השנתי, זולת אם הוחלט שיפורסם בנפרד או לא ייכלל בדו"ח השנתי.
7.
א. הוועדה תגיש ליו"ר הוועד הפועל ולוועד המנהל את הדין וחשבון השנתי של המבקר יחד עם סיכומיה והמלצותיה במועד מתאים כדי לאפשר לוועד המנהל לדון בהם לאחר פתיחת שנת הלימודים.
ב. בעת הדיון בוועד המנהל ידווח הנשיא על הפעולות שננקטו בעקבות הביקורת.
ג. תמצית הדין וחשבון השנתי, תגובות הנשיא, סיכומי הוועדה וסיכומי הוועד המנהל יתורגמו לשפה האנגלית ויוגשו לוועד הפועל הרשאי לדרוש דיון בכל נושא שעלה בדוח השנתי.
8.
הוועדה רשאית, בהתייעצות עם המבקר, להחליט שחלקים מסויימים מן הדין וחשבון לא יונחו על שולחן הוועד הפועל והוועד המנהל. החליטה הוועדה לענייני ביקורת כך, יודיע יו"ר הוועדה על החלקים שהוחלט שלא להניחם על השולחן, את נימוקיה ואת עמדת המבקר ליושב ראש הוועד הפועל, אשר יחליט בדבר.
9.
הוועדה רשאית להביא בכל עת לתשומת לבה של ועדת המאזן, מידע הכלול בדו"ח של המבקר או בהערות הנשיא אשר מצוי, לדעתה, בתחומי סמכותה של ועדת המאזן.
פרסום דין וחשבון של המבקר
10.
אין לפרסם את דו"ח המבקר או כל חלק ממנו אלא עפ"י הוראות פרק זה.
11.
הדין וחשבון השנתי של המבקר ניתן לפרסום אחרי שנדון בוועד המנהל. הוועדה היא שתקבע את דרך הפרסום ומועדו. הפרסום יכלול את החלטות הוועד המנהל בקשר לדו"ח השנתי.
12.
יו"ר הוועדה רשאי, במקרים בהם נתבקש לכך על ידי הנשיא, להתיר פרסום של פרק ביקורת או של חלק ממנו בכל מועד לאחר גמר הדיון בו על פי סעיף 6, אם מצא יו"ר הוועדה כי העניין הציבורי מצדיק פרסום כזה. יו"ר הוועדה יקבע את דרך הפרסום ומועדו.
13.
חבר בחבר הנאמנים רשאי לקבל, לפי בקשתו, את הדו"ח השנתי, וכל פרק ביקורת שסעיף 12 דן בו אחרי שאושר פרסומם.
נוהלי הוועדה
14.
יו"ר הוועדה יכנס את הוועדה לפי שיקול דעתו או לפי דרישת חבר ועדה.
15.
רוב חברי הוועדה המכהנים בה באותה עת יהיו מניין חוקי לקיום ישיבה. ההחלטות תתקבלנה ברוב של הנוכחים בישיבה. היו הקולות שקולים יהיה ליושב ראש קול מכריע.
16.
הוועדה מוסמכת להציע לוועד הפועל שינויים בתקנון זה.
17.
חברי הוועדה חייבים לשמור בסוד כל ידיעה, מסמך ודין וחשבון שהגיעו אליהם מטעם המבקר. חובת סודיות זו תחול אף כאשר יחדלו לשמש בתפקידם.
מינוי המבקר ותנאי העסקתו
18.
א. מבקר המתמנה על פי תקנון זה יהיה מבקר בלתי תלוי באוניברסיטה כאמור בסעיף 72 לתקנון הכללי, ותנאי העסקתו וסמכויותיו יהיו כמפורט להלן.
ב. המבקר אחראי בפני הוועד הפועל, אינו נתון בעבודתו למרותו של גוף אחר או אדם כלשהו באוניברסיטה ואינו תלוי בהם.
19.
הכינוי "מבקר" יהיה שמור באוניברסיטה העברית למי שמשמש כמבקר על פי תקנון זה.
20.
המבקר ימונה לתפקידו על ידי הוועד הפועל של האוניברסיטה, על פי המלצת הוועדה לענייני ביקורת, אשר תנתן לאחר שהוועדה תתייעץ בנשיא.
21.
תקופת כהונתו של המבקר תהיה של חמש שנים מיום מינויו על ידי הוועד הפועל, ויכול שיתמנה מחדש לתקופת כהונה נוספת רצופה, ולתקופה שלישית רצופה בהמלצה של 2/3 מחברי הוועדה לענייני ביקורת.
22.
משרת המבקר מתפנה באחת מאלה:
- בתום תקופת כהונתו;
- בהתפטרותו בהודעה בכתב ליו"ר הוועד הפועל;
- כאשר נבצר ממנו, דרך קבע, למלא תפקידו;
- אם הורשע בעבירה שיש עמה קלון;
- בהעברתו מכהונתו על ידי הוועד הפועל, על פי הצעת הוועדה לענייני ביקורת שנתקבלה ברוב דעות של חבריה לאחר שניתנה למבקר הזדמנות להשמיע טענותיו, ובלבד שבוועד הפועל הצביעו בעת ההצעה להפסיק את כהונת המבקר שני שלישים מהנוכחים שהם גם רוב חברי הוועד הפועל.
23.
התפנתה משרת המבקר ועדיין לא נתמנה מבקר חדש או נבצר מן המבקר, דרך ארעי, למלא תפקידו, רשאית הוועדה למנות ממלא מקום למבקר עד אשר ימנה הוועד הפועל מבקר חדש או עד אשר המבקר ישוב לתפקידו.
24.
הוועדה לענייני ביקורת תקבע את שכרו של המבקר ואת תנאי עבודתו בהתייעצות עם הנשיא.
25.
א. הסכם השכר ותנאי העבודה של המבקר, בהתאם לתנאים שקבעה הוועדה, ייחתם בידו ובידי יו"ר הוועד הפועל או סגנו, וכן בידי הנשיא.
ב. המבקר לא יעסוק בכל עבודה קבועה בשכר מחוץ למשרתו ולא יעסוק בעבודה בלתי קבועה בשכר, למעט עבודה ספרותית, אומנותית או מדעית, בכפוף לקבלת אישור מראש של הוועדה לענייני ביקורת.
ג. המבקר לא ימלא מחוץ לאוניברסיטה כל תפקיד היוצר או עלול ליצור ניגוד עניינים עם תפקידו כמבקר.
26.
המבקר יפעל מתוך קשר עם הוועדה וימסור לה דין וחשבון על פעולותיו בכל עת שתיראה לו או שיידרש לכך על ידי הוועדה.
27.
המבקר יוזמן להיות נוכח בישיבות חבר הנאמנים והוועד הפועל.
28.
בכפוף להוראות האחרות שבתקנון זה, חייב המבקר לשמור על סודיות כל ידיעה, מסמך ודין וחשבון שהגיעו אליו לרגל עבודתו ושל הדוחות המוגשים על ידיו. חובת סודיות זו תחול על המבקר אף לאחר שחדל לשמש בתפקידו.
תחומי הביקורת ונהליה
29.
ואלה הגופים והיחידות שיעמדו לביקורתו של המבקר:
- כל הגופים המינהליים של האוניברסיטה.
- כל היחידות האקדמיות של האוניברסיטה - לגבי פעולותיהן המינהליות לרבות פעולות ארגון, הקמה או שינוי של יחידות וכל נושא הקשור לענייני כח אדם.
- גופים מאוגדים או בלתי מאוגדים שבשליטת האוניברסיטה, או אשר האוניברסיטה משתתפת בהנהלתם, תומכת בהם תמיכה כספית או נותנת להם חסות.
- החליט המבקר מיוזמתו, או על פי בקשה לפי סעיף 5.ב., לערוך ביקורת בגוף מאוגד או בלתי מאוגד שהינו גוף מבוקר על פי סעיף קטן ג. דלעיל, תעשה האוניברסיטה כל הנדרש כדי לאפשר למבקר את הבדיקה.
30.
א. המבקר יבדוק, במידת הצורך, בין היתר:
1) אם פעולות, לרבות תהליכים ומערכות, של האוניברסיטה, של היחידות והגופים המבוקרים ושל נושאי משרה וממלאי תפקידים בה תקינות, מבחינת השמירה על החוק, על הניהול התקין, על החסכון והיעילות ועל טוהר המידות ואם הן מועילות להשגת היעדים של האוניברסיטה, וכל יחידה מיחידותיה, למעט השגת יעדים בהוראה או במחקר בסיסי.
2) אם ההוראות המחייבות באוניברסיטה מתקבלות כדין ובסמכות, ואם הן מוצאות אל הפועל כראוי.
3) את ניהול הכספים, הקרנות, המשק וההתחייבויות של האוניברסיטה, ואת אופן רכישת נכסים ושמירתם.
4) את תקינות ניהול הספרים, מהימנות הרישומים, הדיווחים והמידע הממוחשב.
5) אם החלטות הגופים המוסמכים נתקבלו על פי נהלים תקינים.
6) אם אמצעי הבקרה ונוהלי הביצוע מתאימים למטרתם ומקויימים כדבעי.
7) את מידת ההתאמה של ההוצאות לתקציב המאושר ולמטרה הקבועה בתקציב.
8) האם תוקנו ליקויים או פגמים עליהם הצביע המבקר בדוחות קודמים.
9) כל עניין אחר שהמבקר מוצא לנכון לבדוק, ושהודיע עליו לוועדה.
ב. המבקר יערוך את הביקורת על פי תקנים מקצועיים מקובלים.
31. א. המבקר רשאי לברר תלונות נגד האוניברסיטה או הגופים, היחידות ונושאי המשרות המבוקרים, אם הן ראויות לבדיקה, לדעת המבקר.
ב. החליט המבקר לברר תלונה כאמור, יוכל, בין היתר, לקבוע אם לדעתו יש במעשה שעליו הוגשה התלונה, משום אי-צדק או קשיחות יתירה.
ג. מצא המבקר, אחרי ששמע את הנילון וגורמים אחרים הנוגעים לעניין, שהתלונה היתה מוצדקת, יודיע על כך לנילון ולגורם/ים מבוקר/ים ואם ראה לנכון, גם לנשיא. המבקר רשאי לפרט בתשובתו למתלונן את תמצית ממצאיו. המבקר רשאי להמליץ על הצורך בתיקון ליקוי שהעלה הבירור ועל הדרך והמועד לתיקונו - שייקבעו בהתחשב במהות התלונה.
ד. הגורם המבוקר יודיע למבקר, תוך המועד שנקבע כאמור, על הצעדים שננקטו. לא ננקטו צעדים אותם הציע המבקר, המבוקר יציין את הנימוקים לכך. בהעדר הסכמה של המבוקר לתיקון הליקוי, הנושא יועבר לפי העניין לטיפול הנשיא.
32.
א. המבקר יגיש לוועדה, לא יאוחר ממועד תחילת שנת הלימודים, תוכנית עבודה שנתית.
ב. המבקר רשאי להגיש לוועדה תוכניות עבודה תקופתיות אם ראה לנכון לעשות זאת מטעמים של יעילות הביקורת.
33.
א. המבקר יגיש לנשיא כל פרק ביקורת שיכין, מיד עם השלמתו ויודיע על כך ליו"ר הוועדה.
פרק ביקורת הנוגע לטיפול בקרנות יוגש גם לעיון ועדת הקרנות. מסקנות ועדת הקרנות והערותיה יועברו אל הנשיא ואל הוועדה לענייני ביקורת.
ב. הנשיא יגיש לוועדה לענייני ביקורת, באמצעות המבקר, את הערותיו על כל פרק ביקורת שהוגש לו תוך 30 יום ממועד קבלתו.
ג. המבקר יעביר אל הוועדה לענייני ביקורת כל פרק ביקורת בצירוף ההערות שהתקבלו, כדי שהוועדה תוכל לגבש את סיכומיה ואת המלצותיה.
ד. לא נתקבלו הערות תוך התקופה האמורה, יעביר המבקר את פרק הביקורת אל הוועדה לענייני ביקורת.
34.
לאחר פתיחת שנת הלימודים ימציא המבקר לנשיא דין וחשבון שנתי, אשר יסכם את פעולותיו של המבקר במשך השנה ויכלול את מסקנותיו והמלצותיו בנושאי הביקורת. הדו"ח השנתי יתייחס להערות הנשיא לפרקי הביקורת שנתקבלו במהלך השנה ויכלול גם את סיכומיה והמלצותיה של הוועדה לענייני ביקורת. עותקים של הדו"ח השנתי ימסרו גם לחברי הוועדה.
35.
נוסף על הדין וחשבון השנתי, רשאי המבקר להגיש לנשיא מפעם לפעם דו"ח מיוחד. הדיון בדו"ח מיוחד יהיה כאמור בסעיפים 33 ו- 34, בשינויים המתחייבים עפ"י העניין, וכן יחולו עליו הוראות סעיפים 8, 11, 13 ו- 30.א.8).
36.
המבקר יביא לידיעת נשיא האוניברסיטה כל חשד לעבירה או לפגיעה בטוהר המידות, שהגיעו לידיעתו במהלך הביקורת או במילוי תפקידיו, סמוך לאחר שהגיעו לידיעתו.
37.
המבקר רשאי להביא בכל עת לתשומת לבה של ועדת המאזן של האוניברסיטה מידע אשר הגיע לידיו במהלך הביקורת, אם הינו לדעתו בתחומי סמכותה של ועדת המאזן.
38.
א. למבקר ולעובדיו תהיה גישה בלתי מוגבלת לכל התיקים, הספרים, החשבונות, המסמכים, מערכות המידע הממוחשבות, ולכל חומר אחר של הגופים והיחידות המבוקרים.
ב. חברי הסגל האקדמי והמינהלי בכל הדרגים חייבים להושיט את מלוא עזרתם למבקר ולכל עובד מעובדיו במילוי תפקידיהם, וכן חייבים הם להמציא להם ידיעות, מסמכים וכל חומר אחר הדרוש לדעת המבקר לצורכי ביקורת במועדים שיקבעו על ידו. דרישת המבקר או עובד מעובדיו למסור להם ידיעה או להציג להם מסמך או חומר אחר לא תדחה על ידי מי שאליו הופנתה הדרישה בטענה שעליו לקבל אישור הממונים עליו.
ג. כדי לאפשר למבקר למלא את תפקידו, יתן הנשיא למבקר, בעוד מועד, מידע מעודכן על שינויים משמעותיים במערכות המידע הממוחשבות ועל פיתוח מערכות מידע חדשות באוניברסיטה.
39.
פנייה אל המבקר כשלעצמה או מסירת עדות או מידע למבקר לא ישמשו עילה לנקיטת אמצעים נגד הפונה, המעיד או מוסר המידע.
לשכת המבקר
40.
תקציב לשכת המבקר ייקבע ע"י הוועדה לענייני ביקורת, שתפעל בהתייעצות עם המבקר ועם הנשיא.
41.
עובדי לשכת המבקר הינם עובדי האוניברסיטה לכל דבר. שכרם ותנאי עבודתם יתאמו את המקובל באוניברסיטה, בשינויים המתחייבים מתפקידם.
התקן, הדירוג ותנאי העבודה של העובדים, מינויים וסיום העסקתם, ייקבעו ע"י הוועדה לענייני ביקורת. בכל הנושאים הללו, הוועדה תפעל בהתייעצות עם המבקר ועם הנשיא.
42.
עובדי לשכת המבקר יהיו נתונים למרותו של המבקר בלבד.
43.
עובדי לשכת המבקר וכל אדם אחר שבעזרתו ממלא המבקר את תפקידיו, חייבים לשמור בסוד כל ידיעה, מסמך ודין וחשבון שהגיעו אליהם לרגל עבודתם ולהתחייב על כך בכתב ומראש. חובת סודיות זו תחול אף לאחר שחדלו לשמש בתפקידם.
44.
תקנון הביקורת באוניברסיטה העברית בירושלים בא במקום התקנון למבקר האוניברסיטה שאושר ע"י הוועד הפועל ביום 3.3.1997.